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Compreendendo QuickBooks, o software de contabilidade Premier

Uma introdução

Os proprietários de empresas, especialmente aqueles sem experiência em finanças, muitas vezes consideram a contabilidade e a contabilidade uma tarefa assustadora. QuickBooks pode ajudar.

O software de contabilidade, como o QuickBooks, revolucionou a maneira como as empresas gerenciam seus assuntos financeiros. É uma plataforma completa que simplifica a contabilidade e facilita o gerenciamento das finanças para pequenas empresas.

QuickBooks definição

Em 1983, Scott Cook e Tom Proulx desenvolveram o Quicken, um programa de contabilidade projetado para ajudar as pequenas empresas a gerenciar suas finanças com eficiência.

O QuickBooks, que rapidamente se tornou um dos programas de contabilidade mais populares para pequenas empresas, foi adquirido pela Intuit em 2002. Muitas empresas que procuram simplificar seus processos de gerenciamento financeiro recorreram ao QuickBooks por sua interface amigável, integração perfeita com outros aplicativos, vários recursos personalizáveis e amplos recursos de geração de relatórios.

Uma visão geral da história do QuickBooks

Scott Cook e Tom Proulx lançaram o Quicken em 1984, inicialmente projetado como um software de gerenciamento de finanças pessoais, com o tempo ele evoluiu para um sistema de contabilidade profissional para pequenas empresas.

Depois de ver o potencial do QuickBooks para revolucionar as práticas de contabilidade em todo o mundo, a Intuit Inc. o adquiriu em 2002. A versão atual do QuickBooks apresenta funcionalidades avançadas como rastreamento de estoque e processamento de folha de pagamento - tornando-o uma ferramenta robusta mesmo para empresas de médio porte.

Gerenciando finanças com QuickBooks

Não há como exagerar a importância de informações financeiras precisas quando se trata de administrar qualquer tipo de negócio ou organização. Com sistemas de contabilidade impróprios ou nenhum sistema, as empresas podem lutar para acompanhar seu desempenho financeiro e isso pode levar a uma tomada de decisão inadequada e à má administração dos recursos financeiros. O QuickBooks pode ajudar proprietários de pequenas empresas a superar esses desafios, fornecendo um sistema abrangente que permite às empresas rastrear seu fluxo de caixa, gerenciar despesas, processamento de folha de pagamento e pagamento de contas.

Além disso, o software gera relatórios financeiros com o toque de um botão, permitindo que executivos e proprietários tomem decisões informadas sobre o futuro da empresa. Além disso, o QuickBooks facilita o trabalho das empresas em tempo real com seus contadores ou contadores.

Como resultado, o QuickBooks é uma ferramenta indispensável para pequenas empresas que buscam agilizar seus processos contábeis. Ele facilita o compartilhamento contínuo de dados que economiza tempo e dinheiro.

O uso do QuickBooks economiza tempo e dinheiro ao fornecer informações precisas. Na próxima seção, abordaremos como começar a usar o QuickBooks desde a instalação e configuração até a criação de um arquivo da empresa.

Instalação e configuração do QuickBooks

QuickBooks é fácil de instalar. O primeiro passo é baixar o software do site oficial ou comprar um CD.

Durante a instalação, você será solicitado a inserir o número da licença e o código do produto depois de fazer download ou instalar o software a partir do CD.

Esses números são necessários ao instalar atualizações e serviços de suporte. O QuickBooks também oferece recursos de suporte online que podem ajudar com dificuldades técnicas durante a instalação.

Quando você instalou o QuickBooks, é hora de configurar o arquivo da sua empresa. O arquivo da empresa é onde você armazenará todas as suas informações financeiras, portanto, configurá-lo corretamente é crucial. Clique em "Criar uma nova empresa" em QuickBooks para criar um novo arquivo de empresa. Você será solicitado a fornecer seu tipo de negócio, necessidades específicas do setor e informações de contato.

Você será solicitado a inserir detalhes sobre sua(s) conta(s) bancária(s) e conta(s) de cartão de crédito para iniciar o registro das transações após fornecer essas informações. QuickBooks oferece a opção de importar dados para o sistema deles se você já tiver um sistema de contabilidade instalado. Configurando contas e preferências

Com o QuickBooks, você pode rastrear receitas e despesas com mais precisão configurando contas. Configure contas de receita (por exemplo, vendas), contas de despesas (por exemplo, aluguel), contas de ativos (por exemplo, equipamentos), contas de passivos (por exemplo, empréstimos) e contas patrimoniais (por exemplo, patrimônio líquido).

QuickBooks' permite que você personalize vários recursos, como permissões, configurações de folha de pagamento, preferências de interface, incluindo a ativação de ajuda inteligente e lembretes. A personalização de modelos também permite personalizar faturas, memorandos de crédito, ordens de compra e layouts de guias de remessa.

O aplicativo QuickBooks permite que os usuários personalizem faturas, estimativas, ordens de compra e outros modelos de transações comerciais. Para capturar mais dados específicos de seu setor, os usuários podem criar campos personalizados em formulários de transação. Eles também podem adicionar logotipos ou alterar cores para se adequar à marca de sua empresa. Fazendo backup de seus dados

Como seus dados QuickBooks contêm informações financeiras importantes sobre sua empresa, é essencial fazer backup regularmente. Você pode fazer backup de seus dados QuickBooks manualmente ou automaticamente, e eles podem ser armazenados localmente ou em uma plataforma de armazenamento em nuvem como o Dropbox. Se o seu hardware falhar ou você excluir seus dados acidentalmente, você terá um backup.

Os usuários podem usar o QuickBooks com eficiência e gerenciar as finanças com mais eficiência seguindo estas etapas para começar a usar o QuickBooks, como criar um arquivo da empresa, definir preferências, personalizar modelos e fazer backup de seus dados.

Usando a interface QuickBooks'

Visão geral do painel e do menu principal

Você pode visualizar todas as informações financeiras da sua empresa rapidamente com o painel simples e fácil de usar do QuickBooks.

Usando o painel, você pode detalhar para obter mais informações sobre suas receitas, despesas, lucros, perdas e outros dados críticos.

No lado esquerdo do painel está o menu de navegação principal que fornece acesso rápido a vários módulos, como Clientes, Fornecedores, Funcionários, Bancos, Relatórios e muito mais. As opções do menu são codificadas por cores para facilitar a identificação: verde para entrada de dinheiro (receita), vermelho para saída de dinheiro (despesas) e azul para tarefas relacionadas, como faturamento ou controle de estoque.

Módulos: Entendimento

Os módulos em QuickBooks representam diferentes aspectos do seu negócio e fornecem funcionalidade específica para gerenciá-los. Cada módulo é projetado para lidar com um tipo específico de transação, como faturar clientes ou pagar fornecedores. Alguns módulos comumente usados incluem Clientes (para gerenciar informações de clientes), Fornecedores (para rastrear pagamentos de fornecedores), Funcionários (para gerenciar informações de funcionários), Bancos (para reconciliação de contas bancárias) e Relatórios (para gerar diferentes tipos de relatórios financeiros).

Cada módulo possui seu próprio conjunto de formulários e telas que permitem inserir transações ou visualizar dados relacionados a esse módulo. Usando o menu de navegação principal ou clicando nos hiperlinks diretamente dentro de cada formulário no QuickBooks, você pode navegar entre esses módulos.

Personalização da Interface

No QuickBooks, você pode personalizar vários componentes, como tamanhos e estilos de fonte, larguras de colunas, etc., de acordo com o seu preferências.

Além disso, o QuickBooks permite que você personalize formulários como faturas, orçamentos e ordens de compra com o logotipo, as cores e as fontes da sua empresa.

Para personalizar a interface, navegue até a opção Edit/Preferences na barra de menu superior e selecione Desktop View.

Você pode ajustar várias configurações aqui, como esquema de cores, logotipo da empresa, tamanhos e estilos de fonte, etc. Saber como navegar no QuickBooks é essencial para aproveitá-lo ao máximo.

Os módulos fornecem funcionalidades específicas para várias operações de negócios. A personalização da interface garante que os usuários tenham uma experiência QuickBooks ideal.

QuickBooks: Gerenciando Finanças

Esta seção explora os vários recursos e capacidades do QuickBooks que permitem que você gerencie com eficácia as finanças de sua empresa.

Gravação de transações

Além de registrar vendas, despesas, depósitos e outras transações financeiras que ocorrem em seu negócio, o QuickBooks também possui a opção de registrar transações. Para registrar uma transação no QuickBooks, acesse o módulo apropriado (como Clientes ou Fornecedores) e selecione a opção de criar uma nova transação.

Pode registar uma venda a um cliente selecionando o módulo Clientes e criando uma fatura. Insira os detalhes da venda, como itens vendidos, quantidades, preços e despesas de envio.

Da mesma forma, ao registrar uma despesa ou pagamento do fornecedor, insira detalhes como número da fatura, nome do fornecedor, data de vencimento, valor, categoria.

Consolidação de contas bancárias e cartões de crédito

Para registros financeiros precisos em QuickBooks, você precisa reconciliar contas bancárias e cartões de crédito. Para reconciliar uma conta bancária ou cartão de crédito, vá para Banco > Reconciliar.

Insira a data do extrato, saldo final, etc., fornecido pelo banco ou extrato do cartão de crédito. Depois de inserir essas informações, verifique cada transação listada no extrato com as transações QuickBooks.

A reconciliação ajuda a identificar discrepâncias entre os saldos reais de sua conta bancária ou cartão de crédito e o que está refletido em seus livros, a fim de evitar erros durante os relatórios.

Relatando informações financeiras

Existem vários relatórios financeiros que o QuickBooks fornece para o seu negócio, incluindo demonstrações de lucros e perdas (demonstrações de renda), balanços e demonstrações de fluxo de caixa, todos os quais fornecem informações detalhadas sobre o desempenho do seu negócio. Usando uma demonstração de lucros e perdas, pode-se determinar receitas, despesas e lucro líquido para qualquer período. O relatório pode ser personalizado selecionando contas específicas a serem incluídas ou excluídas.

Em um ponto específico no tempo, um balanço patrimonial fornece um instantâneo dos ativos, passivos e patrimônio líquido de uma empresa. Uma demonstração do fluxo de caixa informa de onde vem ou para onde vai o dinheiro da empresa.

Criação de relatórios financeiros personalizados

Com QuickBooks, os usuários podem personalizar relatórios financeiros com base em suas necessidades. Os dados podem ser filtrados por contas, classes, datas, etc. As colunas também podem ser adicionadas ou removidas com base nas informações solicitadas.

Você pode criar um relatório que mostre a receita de vendas por tipo de item, por exemplo, se quiser ver quanta receita veio de cada categoria de produto. Da mesma forma, você pode criar um relatório que mostre quais clientes estão inadimplentes no pagamento de suas faturas.

Simplificando os processos financeiros

Faturamento e pagamentos de contas estão entre os processos financeiros que podem ser automatizados usando QuickBooks para reduzir redundâncias. Quando certas condições são atendidas (por exemplo, quando um pedido é atendido), o QuickBooks envia faturas automaticamente. Da mesma forma, também é possível configurar o pagamento automático de contas para que as contas sejam pagas automaticamente com base em critérios predefinidos, como nome do fornecedor ou categoria da conta.

Além de registrando transações, reconciliando contas bancárias e cartões de crédito, gerando relatórios financeiros, personalizando relatórios financeiros com base em suas necessidades e automatizando vários processos, o QuickBooks também oferece ferramentas poderosas e eficientes para gerenciar as finanças de sua empresa. As empresas podem tomar melhores decisões utilizando esses recursos de forma eficaz.

recursos avançados QuickBooks

Gerenciamento de salários e benefícios dos funcionários por meio do processamento da folha de pagamento

Muitos proprietários de pequenas empresas consideram o processamento da folha de pagamento demorado. O QuickBooks simplifica o processo automatizando tarefas como cálculo de salários, retenção de impostos e geração de holerites. É fácil gerenciar as informações dos funcionários, configurar depósitos diretos e acompanhar férias e dias de folga com o QuickBooks Payroll.

Além disso, o QuickBooks Payroll calcula automaticamente todos os impostos devidos com base nas leis tributárias mais recentes para garantir que sua empresa permaneça em conformidade com todos os regulamentos. Você também pode registrar seus impostos sobre a folha de pagamento diretamente na folha de pagamento QuickBooks.

Além disso, o QuickBooks Payroll fornece relatórios detalhados sobre ganhos e deduções de funcionários para ajudá-lo a manter registros precisos de todas as transações relacionadas à folha de pagamento.

Rastreando seus produtos com eficiência: gerenciamento de estoque

Para empresas que lidam com produtos físicos ou gerenciamento de estoque é crucial para manter registros financeiros precisos. Quando as vendas são feitas ou o novo estoque é recebido, o gerenciamento de estoque QuickBooks atualiza automaticamente seus registros com base no nível de estoque. Usando o gerenciamento de estoque QuickBooks, você pode criar pedidos de reabastecimento de produtos e gerar relatórios de lucratividade.

Você também pode definir pontos de reabastecimento para ser notificado quando os níveis de estoque caírem abaixo de um determinado nível. Se sua empresa tiver vários locais ou armazéns onde os produtos são armazenados, o QuickBooks Advanced Inventory permite que você gerencie o estoque em todos os locais a partir de um local central.

Acompanhamento de custos por projeto ou trabalho com custo de trabalho

As empresas podem rastrear os custos associados a projetos e trabalhos específicos separadamente de suas despesas gerais com o QuickBooks Job Costing. Esse recurso é especialmente útil para empreiteiros que trabalham em vários locais de trabalho.

Você pode facilmente criar estimativas e faturas para trabalhos individuais, controlar despesas e alocar custos indiretos com o QuickBooks Job Costing. O software também fornece relatórios detalhados sobre lucratividade e alerta quando os projetos ultrapassam o orçamento.

O custo de mão-de-obra de cada trabalho também pode ser calculado com precisão, rastreando o tempo gasto pelos funcionários em cada tarefa.

Expandindo a funcionalidade QuickBooks integrando aplicativos de terceiros

A API aberta QuickBooks permite que desenvolvedores terceirizados criem aplicativos que se integram ao software. Isso significa que as empresas podem estender a funcionalidade do QuickBooks adicionando recursos como rastreamento de despesas, gerenciamento de projetos ou CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente). A integração de aplicativos de terceiros com o QuickBooks não apenas expande sua funcionalidade, mas também simplifica seu fluxo de trabalho, reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes programas de software.

Além disso, aplicativos de terceiros oferecem recursos avançados que não estão disponíveis apenas no QuickBooks. Aplicativos populares de terceiros incluem TSheets (controle de tempo), Bill.com (gerenciamento de contas a pagar) e Method CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente).

Formulários e modelos: refletindo sua marca

As empresas podem refletir a identidade de sua marca em todas as suas transações financeiras com os formulários e modelos personalizáveis do QuickBooks. Com os formulários personalizados QuickBooks, você pode personalizar faturas, recibos, ordens de compra e outros formulários com o logotipo e as cores de sua empresa.

Além disso, a personalização de formulários não apenas aprimora a identidade da sua marca, mas também melhora o relacionamento com o cliente. experiência ajudando-os a identificar suas comunicações entre outros e-mails que recebem todos os dias. Quando se trata de manter os clientes informados sobre suas transações com branding claro em todas as etapas do processo, a personalização é essencial se você deseja dar a eles uma impressão profissional de sua empresa.

QuickBooks Dicas e truques

Atalhos de navegação

Você pode navegar rapidamente pelos diferentes módulos do QuickBooks usando atalhos de teclado. Por exemplo, pressione Ctrl+J para acessar a Central do Cliente.

Em QuickBooks, clique em Ajuda > Atalhos de teclado para obter uma lista completa de atalhos de teclado. Pressione Ctrl+I para abrir uma fatura.

Você também pode economizar tempo durante a navegação personalizando sua página inicial. Você pode adicionar formulários e relatórios usados com frequência à sua página inicial para facilitar o acesso.

Adicionar formulários e relatórios à sua página inicial é tão fácil quanto selecionar Adicionar conteúdo no botão Editar na parte superior da página.

Formulários e modelos personalizados para refletir sua marca

Para faturas, ordens de compra, estimativas e outros formulários comerciais, o QuickBooks oferece vários modelos. A melhor maneira de mostrar OFF a identidade da sua marca é criar modelos personalizados que incluam o logotipo e as cores da sua empresa. Vá para Listas > Modelos em QuickBooks para personalizar um formulário ou modelo.

Ao clicar em Editar modelo, você pode modificar o layout e o design do modelo, bem como adicionar o logotipo de sua empresa.

Adicionando funcionalidade adicional com aplicativos de terceiros

Uma opção popular para integrar aplicativos de terceiros com QuickBooks é usar TSheets, Expensify ou Gusto. Esses aplicativos oferecem funcionalidade adicional não coberta apenas pelos recursos do QuickBooks e podem ajudá-lo a simplificar suas operações comerciais.

Você pode integrar aplicativos de terceiros com o QuickBooks acessando Aplicativos no menu principal do QuickBooks e procurando o aplicativo. Depois de encontrá-lo, clique em Obter aplicativo agora e siga as instruções de instalação.

Faça backup regularmente dos dados da sua empresa

Ao usar o QuickBooks, fazer backup dos dados da empresa é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Suas informações financeiras ainda estarão acessíveis se o seu computador ou software falhar. Clique em Arquivo > Empresa de backup > Criar backup local em QuickBooks para fazer backup dos dados da sua empresa.

Escolha onde salvar o arquivo de backup e clique em Salvar. Você deve fazer isso pelo menos uma vez por semana ou com mais frequência, se puder.

Analise o desempenho do seu negócio com relatórios

A Demonstração de Lucros e Perdas e o Balanço em QuickBooks podem fornecer informações sobre o desempenho financeiro de sua empresa.

No QuickBooks, você pode gerar um relatório selecionando Relatórios no menu principal e selecionando o relatório que deseja executar. Você pode personalizar o relatório selecionando diferentes períodos de tempo ou filtros.

Para gerenciar as finanças com mais eficiência, os usuários podem dominar essas dicas e truques para uso eficiente do QuickBooks. Os usuários podem melhorar sua experiência geral ao usar este poderoso software de contabilidade aproveitando atalhos, personalizando modelos, integrando aplicativos de terceiros, fazendo backup de dados regularmente e analisando relatórios.

É essencial gerenciar as finanças de forma eficaz com o QuickBooks. Com sua interface de usuário intuitiva, poderosos recursos de rastreamento financeiro e vários recursos úteis, o QuickBooks permite que empresas de todos os tamanhos simplifiquem seus processos contábeis e tomem decisões financeiras mais informadas.

Principais conclusões de QuickBooks

Uma das maiores vantagens do QuickBooks é que ele permite que as empresas mantenham registros financeiros precisos. Uma plataforma abrangente para registrar transações, gerar relatórios financeiros e conciliar contas bancárias e cartões de crédito é fornecido pelo software.

Além disso, o QuickBooks permite que os usuários personalizem o programa para atender às suas necessidades comerciais específicas. Os usuários podem adaptar seus processos contábeis de forma eficaz por meio de modelos, formulários e atalhos.

Por fim, as empresas podem otimizar suas funções de gerenciamento de recursos humanos utilizando o módulo de processamento de folha de pagamento QuickBooks. O software garante que os funcionários sejam pagos em dia, ao mesmo tempo em que fornece relatórios detalhados sobre deduções, como impostos e previdência social.

O recurso de inventário avançado do QuickBooks pode otimizar o gerenciamento de inventário, que é a quarta principal conclusão. Os usuários podem criar ordens de compra quando os níveis de estoque caem abaixo de um limite especificado, integrando registros de vendas com níveis de estoque em tempo real, o que reduz a probabilidade de falta de estoque ou excesso de estoque.

Desenvolvimentos tecnológicos em software de contabilidade

O uso de algoritmos de automação e aprendizado de máquina na tecnologia de software de contabilidade melhorou drasticamente a eficiência nos últimos anos, como observamos nos últimos anos. As tecnologias de Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) serão usadas para automatizar tarefas contábeis repetitivas no futuro.

Além de permitir que os contadores acessem dados de qualquer lugar a qualquer momento, os sistemas baseados em nuvem também melhoram a colaboração entre várias partes interessadas que trabalham remotamente. Ao usar contratos inteligentes, a tecnologia blockchain pode aumentar a transparência das transações financeiras.

Um contrato inteligente cria um acordo inquebrável que pode ser executado automaticamente se certas condições forem atendidas. Esta tecnologia reduz a intervenção manual e elimina significativamente os erros de contabilidade.

Os futuros processos de contabilidade serão simplificados e mais eficientes como resultado desses desenvolvimentos na tecnologia de software de contabilidade. No futuro, o QuickBooks continuará a evoluir com novos recursos e tecnologias que permitirão que as empresas gerenciem suas finanças de maneira melhor, mais rápida e com mais precisão.